Hướng dẫn Doanh nghiệp ký và đóng dấu vào giấy tờ theo quy định của pháp luật

Con dấu và chữ ký trong các giấy tờ của doanh nghiệp rất quan trọng. Nó ảnh hưởng đến giá trị pháp lý của văn bản, doanh nghiệp cần lưu ý cách đóng dấu, ký tên như thế nào để đúng quy định của pháp luật. Công ty Luật TNHH HT Legal VN xin tư vấn để Quý khách hiểu rõ hơn về con dấu và chữ ký đối với người đại diện theo pháp luật của Doanh nghiệp.

I – CƠ SỞ PHÁP LÝ:

Nghị định 30/2020/NĐ-CP của Chính phủ ngày 05 tháng 3 năm 2020 hướng dẫn về công tác văn thư và Nghị định này chính thức có hiệu lực thi hành kể từ ngày 05/03/2020.

II – NỘI DUNG:

1. CON DẤU

Trong doanh nghiệp, có 4 hình thức đóng dấu (mẫu dấu), mỗi hình thức có cách sử dụng khác nhau:

a. Con dấu tròn

Con dấu nằm bên trái chữ ký, trùm lên khoảng 1/3 chữ ký.

b. Đóng dấu treo

Đóng dấu các văn bản, tài liệu nội bộ của đơn vị, vị trí đóng ở góc trên cùng bên trái, đóng trùm lên tên cơ quan, đơn vị

Lưu ý: Nếu bạn là kế toán có thể gặp trường hợp này khi phát hành hóa đơn mà người ký hóa đơn là người được lãnh đạo đơn vị ủy quyền ký hóa đơn.

c. Đóng dấu lên chữ ký

Đóng dấu vào chữ ký của văn bản để khẳng định giá trị pháp lý của văn bản. Việc đóng dấu vào chữ ký sẽ nằm trong phần xác nhận nội dung của văn bản, đóng dấu vào chữ ký của người đại diện theo pháp luật, hoặc người đại diện theo ủy quyền trong phạm vi của văn bản đó. Dấu chữ ký trên chữ ký sẽ trùm lên 1/3 chữ ký của người có thẩm quyền và lệch về bên trái của chữ ký.

d. Đóng dấu giáp lai

Khắc dấu giáp lai là việc doanh nghiệp sử dụng con dấu của doanh nghiệp trên một văn bản nhiều tờ sang lề trái hoặc lề phải để tất cả các giấy tờ của một văn bản đều được đóng dấu, đảm bảo tính chính xác của từng tờ. Trong văn bản, tránh cố ý làm thay đổi nội dung văn bản để giả mạo văn bản.

Cụ thể, việc đóng dấu giáp lai được áp dụng như sau. Dấu giáp lai sẽ được đóng vào giữa lề phải hoặc trái của tài liệu, che một phần của tất cả các trang của tài liệu. Mỗi lần đóng dấu không quá 05 trang in 01 mặt và 09 trang in 02 mặt tài liệu.

2. CHỮ KÝ

Doanh nghiệp cần chú ý khi ký tên vào các giấy tờ:

1.Dùng bút mực xanh (Khoản 6 Điều 13 Nghị định 30/2020/NĐ-CP);

2.Không dùng bút chì;

3.Không dùng mực đỏ;

4.Không dùng mực dễ phai.

Trên đây là những chia sẻ của Công ty Luật TNHH HT Legal VN về vấn đề con dấu và chữ ký trong các giấy tờ của doanh nghiệp. Công ty chúng tôi chuyên cung cấp các dịch vụ pháp lý doanh nghiệp, lao động và tư vấn pháp luật thường xuyên cho doanh nghiệp.

Hân hạnh đón tiếp quý khách hàng theo địa chỉ sau:

Luật sư Nguyễn Thanh Trung hoặc CÔNG TY LUẬT TNHH HT LEGAL VN

VP1: 37/12 Hẻm 602 Điện Biên Phủ, P.22, quận Bình Thạnh, Tp. Hồ Chí Minh (Bên cạnh UBND phường 22)

VP2: 207B Nguyễn Phúc Chu, P.15, quận Tân Bình, Tp. Hồ Chí Minh 

VP3: Số 5 Ngách 252/115, Phố Tây Sơn, P. Trung Liệt, quận Đống Đa, Tp. Hà Nội

Email: info@htlegalvn.com              Hotline: 09 6161 4040 – 09 4517 4040